Mỗi mùa Trung thu, em đều nhận vài cuộc gọi giống hệt nhau. Đầu dây bên kia là một bạn hành chính nhân sự, giọng gấp, câu đầu tiên bao giờ cũng là “chị ơi em cần hai trăm hộp, giao trước rằm được không ạ”.
Rồi tới câu thứ hai. “Mà sếp em muốn in logo nữa.”
Lúc đó thường chỉ còn chưa đầy hai tuần tới rằm.
Bài này em viết để chị và các bạn phụ trách quà tặng của công ty không rơi vào cuộc gọi ấy. Đọc xong, chị có một checklist đủ dùng, một cách tính ngân sách, và một mốc thời gian tính lùi từ ngày rằm về hôm nay.
Trung thu 2026 rơi vào thứ Sáu 25/09/2026.
Vì sao quà Trung thu doanh nghiệp hay vỡ trận
Quà Tết có cả tháng để chuẩn bị. Quà Trung thu thì không — mùa bánh chỉ kéo dài đúng vài tuần, và bánh là hàng có hạn, làm ra là phải đi.
Ba chỗ vỡ hay gặp nhất.
Một — duyệt ngân sách chậm. Danh sách người nhận thì phòng hành chính lập được ngay, nhưng con số cuối cùng phải chờ sếp ký. Trong lúc chờ, mẫu hộp đẹp bị đơn khác đặt mất.
Hai — chốt in logo muộn. In logo lên hộp không phải việc của người bán hàng, đó là khâu sản xuất. Chốt muộn thì không phải là “cố gắng làm nhanh”, mà là không kịp.
Ba — quên rằng hai trăm hộp không đi về một chỗ. Danh sách biếu của một công ty thường rải ra vài chục địa chỉ, có địa chỉ ở tỉnh. Gộp tất cả vào một chuyến giao là không được, và mỗi chuyến lại cần một khoảng thời gian riêng.
Checklist 7 bước — làm theo đúng thứ tự này
Bước 1 — Chốt danh sách người nhận và chia nhóm
Trước khi hỏi giá, hãy có một file danh sách. Mỗi dòng gồm tên người nhận, đơn vị, địa chỉ giao, số điện thoại, và nhóm.
Chia làm ba nhóm là đủ cho hầu hết công ty.
| Nhóm | Gồm những ai | Tính chất hộp |
|---|---|---|
| A — Trọng điểm | Khách hàng lớn, đối tác chiến lược, lãnh đạo cấp trên, người đã giúp công ty một việc lớn | Hộp cao cấp, số lượng ít, chọn kỹ |
| B — Quan hệ | Khách hàng thường, đối tác, cơ quan làm việc cùng | Cùng một mẫu cho toàn nhóm |
| C — Nội bộ | Cán bộ nhân viên công ty | Hộp gọn, dễ xách, nhiều vị, hợp ngân sách phúc lợi |
Chia xong ba nhóm là chị đã làm được nửa phần khó.
Bước 2 — Tính ngân sách theo đầu người, đừng tính theo tổng
Đây là mẹo giúp trình duyệt nhanh hơn hẳn. Sếp nhìn con số tổng “hai trăm triệu” thì phản xạ đầu tiên là cắt. Nhưng nhìn “nhóm C mỗi người 350.000đ” thì dễ gật hơn nhiều, vì con số ấy so được với thực tế.
Cách tính rất đơn giản.
Ngân sách = (Số người nhóm A × Đơn giá A)
+ (Số người nhóm B × Đơn giá B)
+ (Số người nhóm C × Đơn giá C)
Rồi cộng tổng số hộp của cả ba nhóm lại — vì bậc chiết khấu tính trên tổng số hộp của cả đơn, không phân biệt mẫu. Đây là chỗ nhiều công ty bỏ sót tiền. Tách ba đơn riêng cho ba nhóm là tự đẩy mình xuống bậc thấp hơn.
Vài ví dụ tính sẵn để chị hình dung, tính theo bảng giá mùa 2026 của bên em.
| Đơn hàng | Bậc áp dụng | Đơn giá sau chiết khấu | Thành tiền |
|---|---|---|---|
| 300 hộp Thiếu Nhi (Heo / Cá Mẫu Tử) | Bậc 6 — giảm 20% | 252.000đ | 75.600.000đ |
| 300 hộp Hạnh Phúc 4 bánh | Bậc 6 — giảm 20% | 348.000đ | 104.400.000đ |
| 100 hộp Đoàn Viên 6 bánh | Bậc 5 — giảm 15% | 459.000đ | 45.900.000đ |
| 50 hộp Hà Thành 6 bánh | Bậc 4 — giảm 10% | 468.000đ | 23.400.000đ |
| 20 hộp Sen Tài Lộc 6 bánh | Bậc 3 — giảm 8% | 800.000đ | 16.000.000đ |
Tất cả các con số trên đều là giá đã gồm VAT.
Bước 3 — Nhìn thang chiết khấu trước khi chốt số lượng
Bên em niêm yết thang tám bậc, tính theo tổng số hộp của cả đơn.
| Bậc | Số lượng | Chiết khấu |
|---|---|---|
| Lẻ | 1–4 hộp | — |
| Bậc 1 | 5–9 hộp | 2% |
| Bậc 2 | 10–19 hộp | 5% |
| Bậc 3 — vào sỉ | 20–49 hộp | 8% |
| Bậc 4 | 50–99 hộp | 10% |
| Bậc 5 | 100–199 hộp | 15% |
| Bậc 6 | 200–999 hộp | 20% |
| Đại lý cấp 1 | từ 1.000 hộp | 25% |
Điều đáng chú ý nằm ở ranh giới giữa hai bậc. Một công ty đang ở 90 hộp mà nâng lên 100 hộp thì nhảy từ 10% lên 15% — phần tiết kiệm được thường lớn hơn tiền bỏ ra mua thêm mười hộp ấy. Mười hộp dư luôn có chỗ dùng, để dành cho khách phát sinh phút chót là vừa đẹp.
Khi chị gửi danh sách, em tính giúp chị xem còn thiếu bao nhiêu hộp nữa là chạm bậc trên.
Bước 4 — Chốt hoá đơn VAT ngay từ khi đặt, đừng để tới lúc nhận hàng
Quà tặng cho nhân viên và đối tác là khoản chi có chứng từ, kế toán cần đủ hồ sơ để hạch toán. Cho nên ngay khi đặt hàng, chị gửi luôn cho bên bán bốn thông tin sau.
- Tên công ty đầy đủ, đúng như trên giấy đăng ký kinh doanh
- Mã số thuế
- Địa chỉ xuất hoá đơn
- Thư điện tử nhận hoá đơn
Giá niêm yết bên em là giá đã gồm VAT, và bên em xuất hoá đơn VAT đầy đủ cho công ty. Pháp nhân ký hợp đồng và xuất hoá đơn là Công ty TNHH Tập đoàn Hoàng Linh.
Một lưu ý nghiệp vụ chị nên hỏi kế toán công ty mình trước — quà tặng cho nhân viên và quà tặng cho khách hàng được hạch toán khác nhau, hồ sơ kèm theo cũng khác. Chuẩn bị trước thì tới lúc quyết toán đỡ phải đi tìm lại.
Bước 5 — Nếu in logo, đây là việc phải chốt sớm nhất
In logo doanh nghiệp lên hộp là dịch vụ có hỗ trợ, nhưng cần đặt trước để kịp sản xuất. Càng sát rằm, xưởng càng kín lịch.
Bốn thứ cần chuẩn bị sẵn trước khi gọi.
- File logo gốc — định dạng vector (
.ai,.eps,.pdf) hoặc ảnh nền trong ở độ phân giải cao. Logo lấy từ website công ty rồi phóng to lên sẽ vỡ. - Mã màu chuẩn của logo, nếu công ty có bộ nhận diện thương hiệu.
- Vị trí mong muốn trên hộp, kèm mẫu hộp cụ thể — mỗi mẫu có diện tích in khác nhau.
- Người có quyền duyệt bản in thử cùng số điện thoại của người đó. Đây là chi tiết hay làm chậm cả tiến độ — bản in thử gửi đi rồi nằm chờ ba ngày vì người duyệt đi công tác.
⚠️ Thời gian sản xuất hộp in logo phụ thuộc mẫu hộp, số lượng và thời điểm đặt trong mùa. Chị gọi cho em, em hỏi xưởng rồi báo lại mốc chính xác cho đúng đơn của chị — em không đoán, vì đoán sai là chị lỡ lịch.
Bước 6 — Dựng lịch giao hàng bằng cách tính lùi từ ngày rằm
Đây là khung em vẫn dùng. Chị lấy ngày rằm làm mốc số 0 rồi đếm ngược.
| Mốc | Việc cần xong |
|---|---|
| Rằm 25/09 | Quà đã nằm trên bàn người nhận |
| Trước rằm 3–7 ngày | Toàn bộ hàng đã giao xong — đây là khoảng an toàn để còn xử lý nếu có địa chỉ sai hoặc người nhận đi vắng |
| Trước ngày giao 2–3 ngày | Hàng đi tỉnh xuất kho (nội thành Hà Nội 1–2 ngày, các tỉnh 2–3 ngày) |
| Trước đó nữa | Chốt đơn, chốt danh sách địa chỉ cuối cùng, thanh toán theo điều kiện |
| Sớm nhất có thể | Duyệt bản in logo, nếu có |
Bên em giao hàng toàn quốc và nhận giao theo danh sách nhiều địa chỉ cho đơn biếu tặng — chị không phải tự chia hàng rồi tự gửi từng nơi.
Một mẹo nhỏ mà nhiều công ty làm rất hay — đừng giao tất cả cùng một ngày. Nhóm A giao sớm hơn vài ngày, kèm thiệp, để người nhận có thời gian phản hồi lại. Nhóm C phát tại công ty vào một buổi cuối giờ chiều trước rằm, biến việc phát quà thành một dịp gặp mặt.
Bước 7 — Nắm điều kiện thanh toán và điều kiện đổi trả trước khi ký
Ba điều kiện thanh toán bên em đang áp dụng.
| Quy mô đơn | Điều kiện |
|---|---|
| Dưới 20 hộp | Thanh toán 100% khi đặt |
| Từ 20 hộp | Cọc 50%, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng |
| Từ 200 hộp hoặc có đề nghị công nợ | Làm hợp đồng, hai bên trao đổi trực tiếp |
Về đổi trả — hộp bị móp hoặc bánh lỗi do vận chuyển thì bên em đổi hộp mới hoặc hoàn tiền. Điều kiện là người nhận quay video lúc mở hộp. Chị nhớ dặn trước một câu với các đầu mối nhận hàng, vì không ai nghĩ tới việc quay video cho tới lúc đã bóc hộp ra rồi.
Hai câu hỏi kế toán và sếp hay hỏi lại
“Bánh còn hạn tới bao giờ?”
Câu này chị nên trả lời được, vì nó là câu đầu tiên người nhận nghĩ tới.
Theo hồ sơ tự công bố của nhà sản xuất, bánh nướng Bảo Minh có hạn sử dụng 02 tháng và bánh dẻo 01 tháng kể từ ngày sản xuất. Riêng mùa Trung thu 2026, Bảo Minh thống nhất in một ngày hết hạn duy nhất là 15/10/2026 trên bao bì hàng chính vụ, và đã có công văn gửi Sở Công Thương Hà Nội về cách ghi hạn này — số 06/2026/TB-BM ngày 05/08/2026. Toàn bộ 38 sản phẩm bánh nướng và bánh dẻo Trung thu 2026 của Bảo Minh đều có số tự công bố riêng.
Nghĩa là nhà sản xuất tự thu hẹp hạn của chính mình với hàng làm cuối vụ, chứ không kéo dài thêm ngày nào.
“Sao giá không rẻ bằng chỗ khác?”
Giá bên em là giá chính thức của hàng chính hãng, đã gồm VAT, có hoá đơn, giao đúng hẹn theo danh sách. Với quà biếu, thứ đắt nhất không phải là chênh lệch vài chục nghìn một hộp — mà là một hộp giao muộn, hoặc một hộp móp gửi tới đúng người mình cần giữ.
Bên em đứng ở đâu trong chuỗi này
Chợ Quê Tôi là đại lý của Bánh Trung thu Bảo Minh — thương hiệu bánh mứt kẹo Hà Nội hơn 70 năm, gắn với phố Hàng Than, có cửa hàng trong Khu di tích Phủ Chủ tịch, do Nghệ nhân Quốc gia Ngô Thị Tính đứng đầu.
Bên em không ôm kho. Hàng xuất thẳng từ kho nhà máy tới địa chỉ người nhận, nên đơn của chị lấy từ lô mới chứ không phải hàng đã nằm sẵn ở đại lý.
Dải giá hộp quà mùa 2026 chạy từ 315.000đ đến 1.900.000đ một hộp tuỳ mẫu, tất cả đều là giá đã gồm VAT.
Chị bắt đầu từ đâu
Nếu công ty chị đang ở bước lập danh sách, chị gửi cho em ba con số — số người nhóm A, nhóm B, nhóm C. Em dựng giúp chị một bảng ngân sách có sẵn mẫu hộp, đơn giá, bậc chiết khấu và tổng tiền, để chị mang đi trình duyệt. Việc này em làm miễn phí, không cần chị đặt hàng.
📄 Bảng giá và mẫu hộp dành cho doanh nghiệp — choquetoi.com/banh-trung-thu-doanh-nghiep
🥮 Nếu chị mua lẻ vài hộp cho gia đình — choquetoi.com/banh-trung-thu
☎️ Hotline 0856 825 886
Còn 29 ngày tới rằm tính từ hôm nay. Danh sách người nhận có thể chốt xong trong một buổi chiều. Chốt sớm một tuần là đổi được cả một mùa yên tâm.
— Nguyễn Thị Việt Hà
